Schriftsätze sind ab 01.07.2019 via beA im sog. durchsuchbaren PDF/A-Format an das Gericht zu übermitteln. Die unter MANDANTwin in WORD erstellten Dokumente, die über die Funktion "DOC nach PDF" in das PDF-Format umgewandelt werden, entsprechen diesem Format (Pdf-Version1.4).

 

Anders ist es jedoch bei den über die TWAIN-Schnittstelle in MANDANTwin eingescannten und als PDF gespeicherten papierenen Schriftstücke, da die Schnittstelle nur das einfache PDF-Format (Pdf-Version 1.2) liefern kann, denn zur Umwandlung ist eine OCR-Software (Optical Character Regognition) erforderlich, welche die Grafik in Text umwandelt. Eine solche OCR-Software ist in MANDANTwin nicht enthalten und wird auch künftig – allein schon wegen des Preises – nicht enthalten sein.

Daher müssen die in der Akte als PDF-Dateien eingescannten und in der PDF-Version 1.2 gespeicherten Dateien in die Version 1.4 oder höher umgewandelt und wieder gespeichert werden, damit sie als durchsuchbare Anlagen ihren Schriftsätzen beigefügt werden können.

Dies kann mit Hilfe des Programms "Acrobat Pro DC" geschehen – siehe https://acrobat.adobe.com/de/de/acrobat/how-to/ocr-software-convert-pdf-to-text.html.

Statt des durchsuchbaren PDF-Formats kann über die Scanner-Schnittstelle in MANDANTwin ein Dokument auch im TIFF-Format (siehe https://www.itu.int/itudoc/itu-t/com16/tiff-fx/docs/tiff6.pdf) übermittelt werden (siehe hierzu https://justiz.de/elektronischer_rechtsverkehr/doku/bmjv_bekanntmachung_5_ervv_ervb_2018.pdf).
Das eingescannte Dokument ist dann nicht als PDF-Datei, sondern als TIFF-Datei zu speichern.

Wenn Sie einen modernen Scanner mit integrierter OCR-Software besitzen, die das eingescannte Dokument als Textdokument erkennen, die Grafik in einem Arbeitsgang mit dem abgebildeten Text unterlegen und im durchsuchbaren PDF/A-Format speichern können, wird die nachstehende Ersatzlösung empfohlen, da sich diese Software leider nicht über die TWAIN-Schnittstelle von MANDANTwin ansteuern lässt .

Legen Sie ein Ordner "Scan" an und geben Sie diesen Ordner als Zielordner bei den Einstellungen im Scanner an. Scannen Sie die Dokumente und speichern Sie sie in der durchsuchbaren Form in diesem Ordner.

Öffnen Sie nach Abschluss der Scans in MANDANTwin den "ePosteingang" und ziehen Sie dann die jeweiligen OCR-PDF's mit Drag'n'Drop in die ePostliste, wobei Sie sie der jeweiligen Akte zuordnen.